常规会议的举办，普遍具有异地性，就是会议举办地不一定是会务主办方常驻地，自然也不会有公司自备车满足会务用车需求，更好的办法就是通过当地的租车公司保障会务车辆的调度。那么如何选择会务用车服务的供应商是会务主办方需要面对的很重要的工作。朗通租车通过多年的会务会展接待工作，总结出一下七点，希望能给举办会议的客户带来一些帮助：
1、 选择有正规资质的汽车租赁公司。落实该公司的合法资质(运管部门核发的租赁公司资质、工商部门的营业执照、税务登记部门的税务登记证)并核实会议举办时间在证件有效期内。
2、 根据实际用车需求选择保价。在双方无异议之后签订用车合同。
3、 请提前告知准确日期，参会人数，会议地址，以便于车辆调度预留车辆。对于每一次会议而言，大量的工作其实是在会前进行的，发送邀请函、会议通知、会场预定、场地布置、人员调配、用餐预定等等，当然也包括用车数据统计，每一位参会嘉宾的接机用车、会议期间考察用车、会后返程嘉宾的送机服务等等，都需要会务组进行大量的沟通、统计工作。通过这些细致繁琐的统计工作，最终做出科学合理的车辆调配计划，这样，才能有效控制企业操作成本的同时保证每一个环节的无缝衔接。
4、 制定用车计划。常规的会议都有代表抵离接送安排，由于参会嘉宾来自全国各地、天南地北。抵离航班时刻往往也各不相同，既要保证每一位参会代表随到随走，又要尽量的降低车辆使用频率减少成本支出，所以，如何制定用车计划，成为考验一个会议执行人员业务技能的重要标准。苏州租车服务服务建议大家提前制作一个统计表格，大概内容有城市、代表公司、姓名、联系方式、抵达航班信息、返程航班信息等几项信息，通过前期与参会代表的详细沟通并将所有人员的参会信息填入表格中，按照时间将可以安排同车接送的归为几个单元，统一配车(一般情况下，车辆承载数越大则人均分摊费用越低)，如果参会人数较多的情况下，建议另外安排2台以上的临时机动保障车辆，主要为了应变客人航班延误、早到、备降等特殊情况。
5、 如有特殊需求的车型请做好相关备注。（常规车型：小车-通指B级车；商务车-通指别克GL8）。
6、 根据实际需要商讨所需工作人员（调度、举牌、引领）。
7、 接送过程中如有客户需要调整航班号，车次，接送时间等情况请提前告知调度，调度会根据实际情况合理安排，确保满足每一位嘉宾的用车需求。
朗通租车觉得以上几点是一般会务用车需要注意的地方，当然：凡事不可一概而论，有些公司在会议组织的流程上有自己的企业文化需要特殊体现，可根据不同的情况与车队协调。
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